Polityka prywatności i polityka plików Cookie

Electude International B.V., podmioty stowarzyszone lub filie Electude są odpowiedzialne za przetwarzanie danych osobowych w systemach Electude LMS (Learning Management System) w zakresie i formie opisanej w ww. Polityce Prywatności.

Electude występuje jako administrator danych osobowych, przetwarzając dane osobowe w systemach LMS Electude w imieniu własnym. Klientem jest firma lub instytucja edukacyjna. Klient musi opracować własną politykę prywatności dla poinformowania użytkowników platformy oraz jeżeli to konieczne także ich prawnych reprezentantów.

Dla innych specyficznych operacji przetwarzania danych Electude określa cele i narzędzia systemowe związane z przetwarzaniem danych osobowych. Ma to zastosowanie min. zastosowanie kiedy dana osoba zamawia produkt jako użytkownik końcowy korzystając z usług sklepu internetowego, lub gdy osoba korzysta w sposób bezpośredni z usług (online) jako osoba fizyczna (bez udziału instytucji naukowej lub przedsiębiorstwa). W takich przypadkach omawiana poniżej Polityka Prywatności ma zastosowanie.

Przetwarzamy dane osobowe

Electude przetwarza Twoje dane osobowe gdy korzystasz z naszych usług i/lub w przypadku gdy sam dostarczasz nam swoje dane osobowe. Poniżej znajdziesz wykaz danych osobowych przez nas przetwarzanych:

• nazwa użytkownika i hasło;
• dane kontaktowe: nazwisko, email, adres, kod pocztowy, miasto, telefon komórkowy;
• data i miejsce urodzenia
• wyniki nauczania;
  • odpowiedzi, postęp, wyniki i czas spędzony;
  • ocena, certyfikaty i feedback dodany przez Electude.
• Organizacja edukacyjna: członkostwo, przydzielona treść szkoleniowa i informacja nt. licencji;
• informacja nt. faktury i płatności;
• informacja nt. logowania na serwerach web: IP adres, czas zapytania, typ i wersja przeglądarki, żądany adres URL.

specyficzne i / lub wrażliwe dane osobowe

Electude nie zamierza zbierać i gromadzić danych nt. osób odwiedzających strony internetowe, którzy są młodsi niż 16 lat, o ile posiadają zgodę Rodziców lub opiekunów prawnych. Zastrzegamy, że nie mamy możliwości zweryfikowania czy użytkownik jest starszy niż 16 lat. Zachęcamy Rodziców do włączenia się w tok aktywności własnych dzieci prowadzonych w internecie, dla uniknięcia sytuacji pozyskania danych dzieci bez zgody Rodziców. Jeżeli jesteście Państwo przekonani, że doszło do przekazania danych osobowych osoby małoletniej, bez wymaganej zgody prosimy o kontakt z nami pod adresem e_mail: privacy@electude.com, co skutkuje usunięciem przekazanych wcześniej informacji.

Kategorie specjalne zawierające wrażliwe dane osobowe nie będą przetwarzane.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe.

Dla realizacji umowy przetwarzamy dane w następujących celach:

• obsługę płatności;
• dla przekazania informacji związanych z dostarczanymi usługami, w drodze kontakt telefonicznego lub mailowego;
• informowania o zmianach w pakiecie naszych usług i produktów;
• dostarczania produktów i usług;
• identyfikacji, autoryzacji i kontroli dostępu do usług;
• dla zapewnienia transferu wiedzy, np. poprzez archiwizowanie statystyk dot. wyników nauczania, w tym wyników testów wiedzy.
• wsparcia produktowego;

Z uwagi na uzasadniony interes przetwarzamy dane w następujących celach:

• bezpieczeństwa i zabezpieczenia przed nadużyciami;
• zapewnienia ciągłości i integracji systemowej;
• generowania anonimowych, statystycznych zestawień dla ulepszenia oferowanych usług;

Po udzieleniu wyraźnej zgody przetwarzamy dane:

• wysyłanie newslettera i / lub broszury informacyjnej;

Electude przetwarza dane osobowe także w przypadku gdzie taki obowiązek nakładają na Electude przepisy prawne, np. wymóg składania deklaracji podatkowych;

Automatyczny proces decyzyjny

Electude nie podejmuje decyzji, które mogłyby mieć dotkliwe konsekwencje dla osób, w oparciu o zautomatyzowany proces decyzyjny.

Jak długo przechowujemy dane osobowe

Electude nie przechowuje Twoich danych dłużej niż jest to wymagane przepisami, dla realizacji celów w jakich zostały one przekazane.

Dla realizacji umowy potrzebujemy dane wskazane poniżej. Informacje te archiwizujemy tak długo jak to jest konieczne dla dostarczenia naszych produktów, usług oraz wykonania umowy. Dane po zakończeniu współpracy są niszczone, chyba, że uwarunkowania prawne wymagają od nas utrzymywania ich przez dłuższy okres czasu.

• nazwa użytkownika i hasło;
• dane kontaktowe;
• data i miejsce urodzenia
• rezultaty nauczania;
• nazwa szkoły;
• informacje nt. faktury i płatności;

Dbając o ochronę dostępu do informacji archiwizujemy poniższe informacje:

• informacje dot. logowania na serwerach providera.

Informacja ta jest przechowywana przez rok, po czym jest niszczona.

Dzielenie się informacjami ze stronami trzecimi

Electude udziela dostępu do Państwa danych osobowych stronom trzecim tylko jeżeli jest to niezbędne dla wykonania umowy z Państwem lub spełnienia wymagań prawnych. Z firmami, które przetwarzają Państwa dane osobowe w naszym imieniu, zawieramy porozumienie dot. przetwarzania danych osobowych dla zapewnienia tego samego poziomu bezpieczeństwa i poufności Państwa danych osobowych. Electude ponosi odpowiedzialność za procesowanie tych danych przez te podmioty. Electude także przekazuje Państwa dane osobowe stronom trzecim. Electude podejmuje takie działania tylko po uprzednim bezpośrednim upoważnieniu przez Państwa.

Aktualnie używamy następujących narzędzi związanych z analizą ruchu na stronie providera.

Cookies

Electude używa tylko technicznych i funkcjonalnych cookies. Cookie, to krótki plik tekstowy, który jest archiwizowany na naszym komputerze, tablecie, lub smartfonie, gdy po raz pierwszy odwiedzasz daną stronę web. Cookies, z których korzystamy są niezbędne dla zadziałania strony web oraz jej efektywnego charakteru funkcjonowania. Zapewniają one, że strona web działa poprawnie, pamiętając o Twoich preferencjach dot. jej ustawień. Cookie pozwalają także na optymalizację naszej strony. Możesz zrezygnować z plików Cookie poprzez ustawienie swojej przeglądarki w taki sposób, że nie przechowuje ona plików cookie. Dodatkowo możesz także usunąć całą informację poprzednio zachowaną korzystając z ustawień przeglądarki.

Dostęp, zmienić lub usunąć dane

Masz prawo dostępu, zmiany lub usunięcia swoich danych osobowych. Oprócz tego masz także prawo do wycofania swojej zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, zgłoszenia sprzeciwu na ich przetwarzanie przez naszą organizację, a także wystąpienia z wnioskiem o ich przeniesienie. Oznacza to, że możesz wymagać od nas wysłania swoich danych osobowych (które mamy w posiadaniu ) w formie pliku do Ciebie lub kogoś innego, lub do innej wybranej przez Ciebie organizacji.

Możesz wysłać żądanie dostępu, zmiany, usunięcia, transferu swoich danych danych osobowych lub też żądanie odwołania swojej wcześniejszej zgody lub sprzeciwu na przetwarzanie swoich danych osobowych, na adres privacy@electude.com.

Dla potwierdzenia poprawnego przesłania żądania dostępu do platformy prosimy o przesłanie Państwa numeru ID z żądaniem. Prosimy upewnić się, że zrobili Państwo kopię, która nie pokazuje zdjęcia z dowodu osobistego, cyfr kodowania do automatycznego odczytu, numeru dowodu osobistego i numeru PESEL. Informacje te nie są wymagane przez Dystrybutora i winny być chronione przez użytkownika. Na pytania odpowiadamy tak szybko jak to możliwe, w terminie do 4 tygodni.

Narzędzia ochrony danych osobowych

Electude traktuje ochronę danych osobowych bardzo poważnie podejmując odpowiednie środki dla zabezpieczenia przed nadużyciami, utratą, nieautoryzowanym dostępem, niechcianą publikacją i nieautoryzowaną zmianą danych. Jeżeli jesteście Państwo zdania, że Wasze dane mogą nie być chronione wystarczający sposób lub występują sygnały nadużycia prosimy o kontakt z support@electude.com. Electude podjęło następujące środki zapobiegawcze dla ochrony Państwa danych osobowych:

Sposób organizacji ochrony danych osobowych i komunikacji

• Electude wyznaczyło managera ds. bezpieczeństwa systemów IT, którego zadaniem jest identyfikacja zagrożeń związanych z przetwarzanymi danymi osobowymi, podnoszenie świadomości bezpieczeństwa w sieci, monitorowanie nieuprawnionego dostępu do zasobów sieciowych Electude i podejmowania dalszych działań dla zapewnienia zgodności z polityką bezpieczeństwa.
• Incydenty naruszenia bezpieczeństwa w systemach IT są dokumentowane i wykorzystywane dla optymalizacji procedur bezpieczeństwa informatycznego Electude.
• Electude zdefiniowało proces komunikacji dot. incydentów naruszenia bezpieczeństwa w systemach i zasobach sieciowych Electude.

Pracownicy

• Pracownicy podpisali porozumienia o zachowaniu poufności informacji, przyjmując do wiadomości ustanowioną politykę bezpieczeństwa informacji.
• Electude podejmuje starania na rzecz podnoszenia świadomości, edukacji i szkoleń związanych z bezpieczeństwem w sieci.
• Pracownicy nie mają dostępu do danych innych niż tylko te wymagane do realizacji ich obowiązków służbowych.

Zabezpieczenia systemowe

• Dane osobowe są przetwarzane jedynie w zamkniętych, chronionych fizycznie i zabezpieczonych przed ingerencją z zewnątrz systemach IT.
• Dane osobowe są przetwarzane - tylko i wyłącznie - w oparciu o zasoby IT, które są chronione fizycznie oraz gdzie mamy zapewnioną ciągłość funkcjonowania systemów IT.
• Archiwizacja danych następuje cyklicznie, dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemów. Backup jest realizowany w zamkniętym środowisku informatycznym dla zapewnienia poufności informacji.
• Lokalizacje, w których przetwarzane są dane osobowe są okresowo sprawdzane. Podlegają one również bieżącej obsłudze serwisowej i okresowym kontrolą bezpieczeństwa sieci.
• Electude gwarantuje ciągłość i planowy charakter działań dot. bezpieczeństwa systemów IT także w lokalizacjach przewidzianych do likwidacji.
• Dane osobowe są gromadzone jedynie w środowisku opisanym standardami i certyfikatami ISO27001 i/lub PCI DSS.

Sieć, serwer, bezpieczeństwo aplikacji, obsługa serwisowa

• Systemy, w których dane personalne są przetwarzane są chronione przez serwery proxy i firewall. Wdrażane są rozwiązania dla zabezpieczenia przed nadużyciami i atakami.
• Systemy, w których przetwarzane są dane osobowe podlegają monitorowaniu.
• Usługi w ramach, których są przetwarzane dane osobowe jest oparta na planowym systemie kontroli bezpieczeństwa systemów i akceptacji dostępu do systemów IT na kolejnych poziomach. Zmiany w aplikacjach są weryfikowane pod kątem ich wrażliwości na zagrożenia pochodzące z sieci, przed wdrożeniem do produkcji.
• Określone kroki postępowania w ramach ścieżek bezpieczeństwa mają zastosowanie w systemach IT w ściśle określonych odstępach czasowych.
• Dane osobowe przetwarzane w ramach aplikacji systemowych podlegają zastrzeżeniu wg. poziomu ryzyka.
• Autoryzacja dostępu i assessmenty wrażliwości są przeprowadzane okresowo.
• Informacje, które nie są już wykorzystywane, będą usuwane.
• Hasła są zapisywane w systemach IT jedynie w formie szyfrowanej.
• Dane są przesyłane jedynie w formie szyfrowanej.
• E-mails są wysyłane z pomocą szyfrowania SPF, DKIM i DMARC dla zabezpieczenia przed trafieniem informacji w niepowołane ręce.

Zmiany

Electude rezerwuje sobie prawo do zmiany Polityki prywatności i plików Cookie. Zmiany będą publikowane na tej stronie. Dlatego zaleca się regularne obserwowanie pod kątem możliwych zmian i aktualizacji w Polityce prywatności. Używając LMS Electude przyjmujemy do wiadomości i akceptujemy zaktualizowaną wersję Polityki prywatności.

Kontakt i reklamacje

W tym stwierdzeniu informujemy o polityce prywatności Electude. Jeżeli masz pytania lub żądasz większej ilości informacji, prosimy o kontakt pod adresem:

privacy@electude.com
Elecude International B.V.
Collseweg 30
5674TR Nuenen
Holandia
tel +31-40-8200030

Electude wskazuje także na prawo użytkownika systemu Electude na złożenie reklamacji do Nederlanden Data Protection Authority.